Digitális tűzvédelmi együttműködés üzemeltetők és karbantartók között
A minden irányból a vállalatokra, üzemeltetőkre zúduló előírások, követelmények folyamatos, magas szintű odafigyelést kívánnak a felelősöktől. Hogyan segíti a tűzvédelmi nyilvántartások digitalizációja az üzemeltetőket is úgy, hogy ez egyébként minden érintett előnyére válik?
Mióta a jogszabályi környezet 2020. januárjában megteremtette az elektronikusan vezetett tűzvédelmi napló (EÜN) fogalmát, folyamatosan fejlődik ez a terület. Az nem kérdés ma már, hogy amennyiben valaki célszoftvert használ, eszköze mindig naprakész, a jogszabályi változásoknak hatályba lépése napjától megfelel. Ilyen esetben a felhasználónak vagy egyáltalán nincs teendője vagy jelzést kap arra vonatkozóan, hogy mit kell tennie azért, hogy rendben legyen a nyilvántartása.
A fiREG tűzvédelmi platform alapítói szerint ennek a fejlődésnek csak előnyei vannak, lássuk kik az érintettek és milyen előnyt kínál számukra a megoldás!
Az üzemeltetők a nyilvántartásaik digitalizációját minimális idő- és energiaráfordítással, excel táblákból indíthatják meg. Ez néhány perces, néhány tízperces folyamat, illetve természetesen manuálisan, egyesével is rögzíthetők be eszközök a rendszerbe.
Az eszközök adataihoz való hozzáférés telephelyekre, eszköztípusokra, jogosultsági szintekre (karbantartói, üzemeltetői) bontva oszthatók ki kollégák részére. Az az meghatározható, hogy pl. az 1. számú telephely tűzoltó készülékeit X Kft. tartja karban, míg az üzemeltetői ellenőrzéseket akár másik megbízott vállalat, akár belsős kolléga látja el. Mindeközben a tűzgátló ajtókat akár Y Kft. ellenőrzi és szintén lehet másik szolgáltató vagy belső munkatárs is, aki az üzemeltetői ellenőrzéseket végzi. Amennyiben a 2. számú telephely az ország másik végében van, úgy előfordulhat, hogy oda nem éri meg X Kft.-nek szolgáltatnia, így oda másik cég jelölhető ki a tűzoltó készülékek karbantartására, ellenőrzésére.
A jogosultságok tehát átláthatók, könnyen kioszthatók, újraoszthatók, miközben a rendszer folyamatosan, automatikusan, a jogszabályok szerint jelzi az elvégzendő feladatokat minden szereplő számára. A felelős, pl. EHS vezető pedig egy összegző felületen láthatja, hogy melyik telephelyen, kinek, milyen munkája közeledik, anélkül, hogy ezeket a munkákat ő vagy bárki más figyelné, gyűjtené és osztaná ki a beszállítóknak, munkatársaknak.
Az ellenőrzések, karbantartások során készülő dokumentációk pedig úgy kerülnek be az üzemeltető, az EHS vezető dokumentumtárába, hogy ezzel külön senkink nem kell foglalkoznia.
Egy audit, biztosítói felülvizsgálat, esetleg hatósági ellenőrzés során ezek a dokumentumok, mappák néhány kattintással megoszthatók olvasási jogosultsággal. Eredményeképpen a jogosult azonnal naprakész, jogszabályoknak teljes mértékben megfelelő formátumú dokumentumokat tanulmányozhat, akár a saját számítógépén és akár a távolból is. Hangsúlyozzuk, ehhez a jogosultságot az üzemeltető adja, időkorláttal együtt, ugyanakkor természetesen egy-egy dokumentum külön is bemutatható. Ha pl. egy auditor csak az 1. számú telephely tűzoltó készülékeinek naplózására kíváncsi, ezt is egyszerűen bemutathatjuk.
A rendszerhez biztosított QR-kódok villámgyorssá teszik az eszközök azonosítását. Továbbá a fiREG kezeli az elektronikusan vezetett üzemeltetői napló jogosultsági szintjeit is.
A QR-kód leolvasásával bárki azonnal az okostelefonján láthat olyan információkat az eszközről, amik egyébként szemrevételezéssel is begyűjthetők. Így azonban gyorsabb, pontosabb, egységesebb. Ugyanakkor az eszközhöz tartozó EÜN-hoz természetesen csak akkor fér a kódot leolvasó személy, ha erre üzemeltetői vagy karbantartói jogot kapott.
A kiemelt előnyök összefoglalva:
Üzemeltető részére:
- Papírmentes, jogosultsági szinteket kezelő, folyamatvezérelt eszköz
- Automatikus értesítések jogszabályok szerinti időszakokról, elvégzendő munkákról
- Teljes átláthatóság (különösen hasznos sok telephely, sok eszköz, több tűzvédelembe bevont személy, vállalkozás esetén)
- Folyamatos jogszabályi megfelelőség
- Alacsony havidíj, beruházási költségek nélkül
- Minden eszközinformáció, dokumentum egy helyen, több figyelmeztetés még lejárati idő előtt, így ezek nem maradnak el
- Végtelenül egyszerűen használható, akár bármelyik kijelölt kolléga alkalmas okostelefonnal üzemeltetői ellenőrzéseket bejegyezni
- Jól követhető, automatikus statisztikák az elvégzett munkákról
Karbantartó részére:
- A megbízó által biztosított licence tartalmazza a fiREG használati díját az üzemeltető eszközeire vonatkozóan » a karbantartó nem kell fizessen érte
- Szoftver készíti elő a soron következő munkák listáját, jogszabályok szerint, manuális munkavégzés nélkül
- Magyarázatot nem igénylő, speciálisan karbantartóknak kidolgozott felület a napi munkaeszköz toll és papír helyett
- Gombnyomásra készül az üzemeltetési napló, akár a helyszínen, azonnal a fárasztó irodai feldolgozás helyett
- Akár munkalap, számla is készülhet a helyszínen, szintén néhány gombnyomásra
- Jól követhető, automatikus statisztikák az elvégzett munkákról
Ellenőrző személyek, pl. hatóság, auditor, biztosító, stb. részére:
- Minden egy helyen, villámgyorsan hozzáférhető
- Mindig jogszabályoknak megfelelő, egységes formátumú dokumentum fogadja
- Manuális beavatkozásokat csökkentő eljárásoknak köszönhetően pontosabb dokumentációkkal dolgozhat (pl. nincsenek többé papírral firkált adatok, melyeket később nem biztos, hogy átvezetnek a valódi nyilvántartásba)
További információk az elektronikusan vezetett üzemeltetési naplóról:
